Документооборот на транспорте всегда являлся предметом детального регулирования на законодательном уровне. В исследовании гражданско-правовых договоров об оказании услуг в сфере транспортной деятельности, проведенном известными правоведами, членами рабочей группы по подготовке проекта Гражданского кодекса Российской Федерации М.И. Брагинским, В.В. Витрянским, обращает на себя внимание содержание гл. 2, посвященной договору перевозки по советскому гражданскому праву. При рассмотрении вопроса об оформлении отношений по перевозке грузов в качестве специфики данного договора ученые отмечают, что «значительная часть его условий была определена законодательством и не могла предусматриваться по соглашению сторон». Тем самым на практике грузоотправители заполняли графы типового бланка накладной, предлагаемого железной дорогой. Свобода выбора при заполнении транспортной накладной прослеживалась лишь в отношении отдельных условий, но и то с учетом законодательно определенных пределов. Так, например, грузоотправители могли выбрать тот или иной вариант в отношении скорости перемещения груза.

На автомобильном транспорте был принят нормативный правовой акт, определяющий форму подачи заявки на перевозку грузов в рамках действующего годового договора, а именно: Приложение № 3 к Типовому годовому договору на перевозку грузов автомобильным транспортом от 30 ноября 1970 г.

Действующее транспортное законодательство, продолжая заложенную ранее тенденцию, содержит положения, регламентирующие процесс заключения договора, в том числе применения документов, сопровождающих перевозочные операции. В транспортных уставах и кодексах, а также в подзаконных нормативных правовых актах непосредственно содержатся отдельные формы такого рода документов, а также правила их заполнения. Так, в качестве примера можно привести ст. 25 Устава железнодорожного транспорта Российской Федерации, в которой указывается, какие документы должны быть оформлены при перевозке. Более детально положения закона раскрываются в Единых формах перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, утвержденных приказом Минтранса России от 19 июня 2019 г. № 191.

На автомобильном транспорте действует своя система документов, которые надлежит оформлять при осуществлении перевозочного процесса. Особенности их заполнения, а также формы предусмотрены в Постановлении Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. № 2200 (ред. от 30.12.2022) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации» (далее — Правила перевозки грузов автомобильным транспортом).

При осуществлении воздушных перевозок форма перевозочных документов, порядок их заполнения предусмотрены отдельным нормативным правовым актом — Федеральными авиационными правилами «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденными приказом Минтранса России от 28 июня 2007 г. № 82.